אילו סוגי ארגונים משתמשים ב-GearLogs?
GearLogs נבנתה לכל ארגון שצריך לעקוב אחר ציוד, לנהל כוח אדם ולשלוט בהקצאת הנכסים — בהם מערכי לוגיסטיקה, מוסדות רפואיים, יחידות שטח, מחלקות IT ומפעלי ייצור.
איך מתחילים?
פנו אלינו דרך אזור הקשר ונקים לכם את הארגון. אחרי ההקמה תוכלו להיכנס בכתובת app.gearlogs.com, להגדיר את המחלקות והקבוצות שלכם ולהתחיל להוסיף פריטים ואנשי צוות. כשתהיו מוכנים לשלם, מנהל מבצע מנוי מהגדרות › חיוב, בתוך האפליקציה.
איך מקבלים תמיכה?
בתוך האפליקציה: פתחו תמיכה בסרגל הצד, בחרו במה מדובר — שאלה, תקלה, רעיון או משוב — וכתבו. כל השיחה נשמרת באותו שרשור, וכל תשובה מגיעה גם לאימייל שלכם עם קישור ישר בחזרה אליה. מעדיפים אימייל? כתבו אל [email protected] ומישהו עונה מהתיבה. שום דבר לא נקרא אוטומטית מהאימייל לתוך סביבת העבודה שלכם.
האם צוות GearLogs יכול לראות בתוך סביבת העבודה שלי?
רק דרך תצוגת תמיכה לקריאה בלבד, ורק בזמן שאתם מקבלים עזרה. היא נפתחת בכרטיסייה של איש התמיכה עצמו למספר דקות קצוב, תחת רצועה אדומה שמציינת את סביבת העבודה שלכם ואת התפקיד שממנו היא נצפית, ואי אפשר לשמור בה כלום — כל ניסיון נחסם על המקום. כל תצוגה נרשמת ביומן הפעילות שלכם עם התפקיד והסיבה, והגדרות › אבטחה › תצוגות תמיכה מציגה את תשעים הימים האחרונים. אף אחד ב-GearLogs לא נכנס בשמכם, והסיסמה שלכם אף פעם לא מעורבת בזה.
מה אומר מקף על הפעמון?
הפעמון לא הצליח לבדוק כרגע כמה התראות שלא נקראו יש לכם — בדרך כלל תקלת רשת חולפת. במקום להציג אפס שגוי, הוא מציג מקף, מודיע על כך לקורא מסך, ומנסה שוב תוך דקה ובכל פעם שאתם חוזרים לכרטיסייה. פתחו אותו, ואם אפשר לקרוא את הרשימה — ההודעות שלכם שם כרגיל.
אפשר לקבל אימייל אחד ביום במקום הרבה?
כן. בראש הגדרות › התראות יש מתג תקציר יומי. הפעילו אותו, ואימיילי הציוד והמלאי שבחרתם — הוקצה, הוחזר, נרשם כאובדן, מעל הקיבולת, אוזל — יגיעו כהודעה אחת בכל בוקר בשעה 06:00 UTC (09:00 בישראל בקיץ), עם רשימת האירועים לפי הסדר. התראות בתוך האפליקציה עדיין מגיעות ברגע שהן קורות, ואימיילים של סיסמה, אימות דו-שלבי, שחזור, תמיכה וחיוב אף פעם לא מתעכבים. מנהל יכול להפוך את התקציר לברירת המחדל של סביבת העבודה; המתג האישי שלכם תמיד גובר.
מה קורה כשמכסת האימיילים היומית מנוצלת?
התראות שגרתיות — ציוד שהוקצה, החזרה שנרשמה, אובדן, התראת מלאי, כניסה חדשה — מגיעות לנמענים שלהן בתוך האפליקציה במקום באימייל עד למחרת, גם למי שבחר באימייל בלבד; שום דבר לא הולך לאיבוד. כל מנהל מקבל התראה אחת ביום שאומרת כמה מהן הגיעו בתוך האפליקציה בלבד, ורואה את המספר בהגדרות › התראות. אימיילים של סיסמה, אימות דו-שלבי, שחזור, חיוב ותמיכה, וגם התקציר של הבוקר, שומרים על מקומם בתור ויוצאים כשהמכסה מאפשרת. בזמן שדואר מעוכב, ניפוק ערכה אומר את זה לפני הניפוק ושואל אם להמשיך עם התראות בתוך האפליקציה.
כמה אימיילים סביבת העבודה שלי יכולה לשלוח?
לכל סביבת עבודה יש מכסת אימיילים של עד 3,000 בחודש עבור ההתראות שלה, כלולה במחיר. מנהלים רואים את הספירה של החודש ומד בהגדרות › התראות. צריכים עוד? הוסיפו חבילות אימייל של 1,000 בחודש ($5 בחודש כל אחת, או $48 בשנה בתוכנית שנתית) מהגדרות › חיוב — כמה שתצטרכו, ניתנות להסרה בכל עת; ההוספה מחויבת עבור יתרת התקופה, וההסרה חלה מהחשבונית הבאה. כשמכסת החודש מנוצלת, התראות שגרתיות בודדות מגיעות לנמענים שלהן בתוך האפליקציה במקום באימייל, ויוצאות כשמתחלף החודש או כשמתווספת חבילה, כל עוד הן בנות פחות מ-14 ימים — ישנות יותר נשארות כהתראה בתוך האפליקציה שכבר יש לנמען, ותקציר יומי שהגיע לתקרה לא נשלח שוב כי הפריטים שלו כבר נמצאים באפליקציה — ואימיילים של סיסמה, אימות דו-שלבי, שחזור, חיוב ותמיכה אף פעם לא מתעכבים בגלל מכסת החודש.
כמה עולה GearLogs?
מחיר אחד לכל חשבון, והוא יורד ככל שסביבת העבודה שלכם גדלה: $49 לחשבון בחודש עבור 1–2 חשבונות, $39 עבור 3–4, $29 עבור 5 ומעלה. שנתי הוא חודשיים חינם בכל מדרגה — $490, $390 או $290 לחשבון בשנה. אין מינימום: חשבון אחד הוא סביבת עבודה. וארבעה חשבונות אף פעם לא יעלו יותר מחמישה — כשכמות גדולה יותר יוצאת זולה יותר, אתם מקבלים את המושבים האלה, והאפליקציה אומרת את זה לפני שהכרטיס מחויב. כל תכונה כלולה, וגם כל תכונה שנוסיף בהמשך — בלי מדרגות, בלי מודולים. החיוב גדל רק עם החשבונות ומכסת האימיילים. אתם משלמים בכרטיס בתוך האפליקציה, מהגדרות › חיוב. התנאים המלאים מופיעים בעמוד התמחור.
מה נחשב מושב בתשלום?
אדם שיכול להיכנס. השביתו חבר והמושב שלו מתפנה מיד; הפעלה מחדש פשוט בודקת שוב את המגבלה. אין מינימום. הוספת מושבים באמצע התקופה מחייבת רק את החלק היחסי, וצמצום מושבים מתחשבן בחידוש הבא — כשכמות קטנה יותר תעלה יותר, אתם נשארים עם הזולה — והסכום המדויק תמיד מוצג לפני שאתם מאשרים משהו.
אפשר לנסות את GearLogs לפני שמשלמים?
כן — מתאמים תקופת התנסות בזמן ההצטרפות, בלי צורך בפרטי תשלום. טענו את המלאי האמיתי שלכם, הריצו חודש אמיתי, ואז תחליטו. בקשו גישה מאזור הקשר כדי להתחיל.
איך מבצעים מנוי?
מנהל של סביבת העבודה פותח הגדרות › חיוב, בוחר חודשי או שנתי, קובע את מספר המושבים ורואה את הסכום הכולל לפני שמחייבים משהו. ״מנוי — תשלום בכרטיס״ פותח את חלון התשלום המאובטח של Paddle מעל העמוד; פרטי הכרטיס אף פעם לא נוגעים ב-GearLogs. סביבת העבודה עוברת ברגע שהתשלום מאושר.
אפשר לשלם שנתי?
כן. שנתי הוא חודשיים חינם בכל מדרגה: $490, $390 או $290 לחשבון בשנה מול שנים-עשר תשלומים חודשיים. אתם בוחרים את המחזור כשאתם מבצעים מנוי, ואפשר להחליף אחר כך מאותו מסך: לשנתי מיד, בחזרה לחודשי בחידוש הבא.
היכן אני רואה החזר?
מנהל של סביבת העבודה פותח הגדרות › חיוב וקורא את היומן. ״בקשת החזר״ מופיעה בזמן ש-Paddle בוחן אותה, ״החזר בוצע״ ברגע שהכסף בדרך חזרה, והסכום שמוצג הוא מה שחוזר. גם זיכוי נרשם — מתי הונפק ואם בוטל אי פעם — ובמדיניות ההחזרים תמצאו מתי אנחנו מחזירים.
מה מציג יומן החיוב?
כל אירוע חיוב במקום אחד, בשפה שלכם: מנוי התחיל, מושבים שונו, מחזור הוחלף, תשלום נגבה או נכשל, ביטול תוזמן או בוטל, וכסף שחוזר.
מה קורה לנתונים שלי אם אני מבטל?
הביטול נכנס לתוקף בסוף התקופה ששילמתם עליה, ולחיצה אחת מבטלת אותו לפני כן. אחרי זה סביבת העבודה שלכם נשארת לקריאה בלבד — הכול גלוי וניתן לייצוא — למשך 12 חודשים, ואתם מקבלים אזהרה באימייל לפחות 30 ימים לפני שנמחק משהו. הרשומות שלכם תמיד היו שלכם.
האם GearLogs מהירה ומגיבה?
כן. GearLogs בנויה כדי להרגיש מהירה — מסכים נפתחים, שינויים נשמרים וחיפושים חוזרים בלי המתנה, והיא נשארת מהירה גם ככל שהמלאי והיסטוריית הפעילות שלכם גדלים.
האם כל פריט וכל אדם מקבלים קוד מזהה?
כן. GearLogs נותנת לכל פריט, אדם, קבוצה, כרטיסייה ואיש צוות קוד סימוכין קצר וקבוע, שמופיע ישר על הכרטיס שלו. אפשר לחפש לפי הקוד הזה כדי לקפוץ ישר למשהו, והוא עובר דרך יומן הפעילות כך שתמיד ברור בדיוק למה כל רשומה מתייחסת.
מה אפשר לחפש?
כל דבר שמזהה משהו. שורת החיפוש מוצאת פריטים ואנשים, מחלקות, קבוצות, אנשי צוות, חוזי שירות ורשומות בארכיון — לפי שמות, קודי סימוכין, מספרים סידוריים וקודי אצווה, כינויים ומיקומים, יצרן, דגם, קטגוריה, SKU ו-GTIN, וההערות שכתבתם. התוצאות מקובצות לפי סוג, עם ההתאמות הטובות ביותר בראש והטקסט התואם מודגש; לחיצה על אחת מעבירה אתכם ישר אליה (מחלקה פותחת את הלוח בכרטיסייה משלה), ושורת ״הצג את כל 12 הפריטים״ מתחת לקבוצה עם יותר מחמש התאמות ממשיכה את אותו חיפוש לאותו מסך כדי שתוכלו להמשיך לצמצם. תוצאה שהשם שלה לא מכיל את המילה שחיפשתם אומרת איפה היא התאימה — ״התאמה בהערות״, ״התאמה במיקום״.
אפשר לעקוב אחר ציוד לפי מספר סידורי יחיד, לא רק לפי כמות?
כן. המרשם מאפשר לכם לעקוב אחר ציוד ממוספר יחידה אחר יחידה — כל מכשיר קשר, כוונת, רכב או כלי הופך לרשומה ממוספרת עם סטטוס, מצב, מחזיק נוכחי והיסטוריה משלו. אפשר לקבץ יחידות לאצוות, לרשום אותן בכמות גדולה, או לייבא אותן מגיליון אלקטרוני, ובמקביל להחזיק ספירות כמות פשוטות לציוד שלא צריך מעקב ברמת המספר הסידורי.
האם GearLogs יכולה להודיע לי כשאחריות או חוזה שירות עומדים לפוג?
כן. אפשר לשים תאריכי אחריות על יחידות בודדות ועל אצוות שלמות, ולתעד חוזי שירות מלאים — ספק, סוג כיסוי, מספר חוזה, תאריכים ועלות — שמשויכים בדיוק לציוד שכל אחד מהם מכסה. כיסוי שאוזל מופיע כתגיות בקוד צבע ברחבי האפליקציה, וידג׳ט ״פגים בקרוב״ מציג את הדחופים ביותר בראש, ואות מופיע על הלוח לפני שהתאריכים נגמרים. אתם קובעים כמה זמן מראש מתחילות האזהרות, ועלות החוזה גלויה למנהלים בלבד.
אפשר לתעד מספרי מזהה משלנו עבור אנשים?
כן. לצד קוד הסימוכין האוטומטי, אפשר לתעד לכל אדם מזהה משלו — מספר עובד, מזהה צוות או מספר אישי — ואתם בוחרים איך השדה הזה נקרא, כדי שיתאים לשפה שבה הארגון שלכם מדבר. הוא מוצג למנהלים ברשימת המשתמשים, ובכוונה נשאר מחוץ ליומן הפעילות ולניתוחים.
מי יכול לראות את מספר הטלפון או האימייל של איש צוות?
מנהלים ומפעילים, כברירת מחדל — פרטי הקשר הם הרשאה בפני עצמה, שנקראת ״צפייה בפרטי קשר״. מנהל יכול להעניק אותה לכל אדם אחר ממשתמשים › עריכה. כל מי שאין לו את ההרשאה רואה מנעול קטן במקום שבו היו סימני הקשר, והערה שקטה בתוך הכרטיס — וסביבת העבודה עצמה חוסמת את הנתונים, כך שהם לא רק מוסתרים על המסך. מי שלא יכול לראות פרט, גם לא יכול לדרוס אותו.
אפשר לתת לאדם אחד הרשאה שהתפקיד שלו אינו כולל?
כן — כל הרשאה חוץ מ״ניהול משתמשים״, שנשארת בידי מנהלים בלבד. הרשימה במשתמשים › עריכה מציגה אילו הרשאות התפקיד שלהם כבר כולל ואילו תוכלו להוסיף; ההרשאות של התפקיד עצמו אף פעם לא נלקחות. ההרשאה לנפק ציוד רגיש חלה על כל פריט שמסומן כרגיש, בכל דלת — הכרטיס של האדם, כפתור ההקצאה של הפריט וההנפקה הקבוצתית — ואותו משפט דוחה בכל אחת מהן.
מי יכול לנפק ציוד רגיש?
כל מי שהתפקיד שלו כולל את ההרשאה, או שקיבל אותה בנוסף לתפקידו. היא חלה על כל פריט שמסומן כרגיש, לא רק על פריטים ממוספרים, ונבדקת בכל דלת — הכרטיס של האדם, כפתור ההקצאה של הפריט וההנפקה הקבוצתית — עם מסד הנתונים כרשת ביטחון. בלי ההרשאה, הניפוק נדחה בשם עם אותו משפט בכל מקום, ובהנפקה הקבוצתית השורה מעומעמת עם (i) קטן שמסביר למה.
מדוע אני לא יכול לנפק ציוד למישהו שהועבר לארכיון?
כי החזקה אף פעם לא חוזרת לאדם בארכיון או לפריט בארכיון: הניפוק נדחה בשם, בכל מקום שתנסו. שחזרו קודם את האדם או את הפריט, ואז הקצו.
אפשר לצרף פריטים לערכה ולנפק אותה בבת אחת?
כן. לוגיסטיקה מתחלפת בין ציוד לערכות; ערכה היא מתכון — כל פריט וכמה ממנו לכל ערכה — עם קוד KT- משלה, שנבנה שורה אחר שורה בידי כל מי שיש לו את הרשאת ניהול ערכות. ניפוק מנפק אותה לאדם אחד, כרטיסיית כוח אדם שלמה, קבוצות, או קבוצה פחות כמה שמות, בפעולה אחת. הניפוק כותב בדיוק את אותן רשומות ניפוק שמקבל פריט בודד, כך שכל שורה מופיעה על הכרטיס של האדם כרגיל; בדיקת המלאי עוברת קודם על כל הרשימה, ואם שורה אחת חסרה — שום דבר לא מנופק והשורות החסרות מצוינות בשמן. יחידות ממוספרות נבחרות מהוותיקות ביותר במלאי, וניתן לשנות זאת לכל אדם.
איך מחזירים ערכה?
מהכרטיס של הערכה: כפתור האנשים הקטן לצד כפתור ההיסטוריה — הוא מופיע ברגע שהערכה נופקה למישהו — פותח את מי מחזיק בערכה זו: עץ האנשים בצד אחד, עם ספירה לכל כרטיסייה וקבוצה וחיפוש, ובצד השני טבלה של כל ניפוק: מי, מתי, המצב, מה עדיין בחוץ והתאריך המובטח, מה חזר, מה אבד, ניזוק או נצרך. החזרה על שורה שעדיין יש בה משהו בחוץ פותחת את החזרת ערכה: השורות בצד אחד, החלטה אחת בכל פעם בצד השני. כל שורה מתחילה כהוחזרה, כך שהמקרה הרגיל הוא לחיצה אחת; לכל שורה אפשר לבחור במקום זאת מאוחר יותר (השורה נשארת בחוץ עד תאריך מובטח, שהוא חובה, עם הערה לא חובה), אבוד או ניזוק (הסיבה, התאריך והערה נכנסים ליומן האובדנים על שמכם). אם שמירה נדחית, השורות שעדיין מחכות להחלטה מסומנות ברשימה ועברו לראשונה נוחת על השדה. אובדן תמיד שואל לפני שהוא קורה. אחר כך הכרטיס של האדם, היומן ויומן הפעילות מראים בדיוק מה קרה, ולוחית פתוח של הכרטיס סופרת מה עדיין בחוץ. אותה החזרת ערכה נפתחת גם מהכרטיס של האדם — החזרה על שורת הערכה — עבור השורות של אותו אדם.
היכן אני רואה אילו ערכות אדם מחזיק?
בכרטיס של האדם: הציוד שהוא קיבל כערכה הוא שורה אחת לכל ערכה — הצבע, השם והקוד של הערכה, מתי היא נופקה, כמה שורות עדיין בחוץ והתאריך המובטח הבא — והפריטים שנופקו בנפרד מופיעים מתחת. פתחו את השורה כדי לראות כל שורה של אותו ניפוק ואת מצבה; שורות שכבר הוחזרו, אבדו או ניזוקו נשארות במקומן, מעומעמות, כך שערכה שהוחזרה חלקית נקראת במבט אחד. מי מחזיק בערכה זו בכרטיס הערכה מראה את אותו הדבר מצד הערכה, וכרטיס שורות ערכה בחוץ, לפי אדם בלוח הבקרה סופר זאת לכולם בבת אחת.
איך אני יודע מה כפתור עושה לפני שאני משתמש בו?
לכל פעולה או הגדרה שאינה מובנת מאליה יש (i) קטן לצדה, וכל אחד מהם פותח את אותו הכרטיס: כותרת, ואז מה זה, מה אפשר לעשות ומה יקרה. כשפעולה אינה ניתנת לביטול, הכרטיס אומר את זה באדום לפני שאתם לוחצים. הצבע אומר לכם את הכיוון עוד לפני שאתם קוראים את השם: כפתורים ירוקים נותנים או מחזירים, כפתורים בצבע אדום-לבֵנה לוקחים, אפורים רק מציגים או עורכים — והאישור שמאחורי פעולה לובש את צבע הפעולה. איפה שלשורה יש כמה אייקוני פעולה, מקרא אחד בראש העמודה מסביר את כולם במקום אחד, ומפרט רק את הפעולות שהתפקיד שלכם יכול לבצע. הכרטיס נפתח בלחיצה, אף פעם לא בריחוף, כך שהוא עובד על מסך מגע, מהמקלדת ועם קורא מסך, ונשאר פתוח עד שתסגרו אותו. עבודות ארוכות יותר גם מציגות חלון התקדמות חי, שמדווח על כל שלב תוך כדי ריצתו.
אפשר לייבא נתונים קיימים?
כן. GearLogs תומכת בייבוא CSV בכמות גדולה של פריטים, כוח אדם ומשתמשים. מנוע הייבוא מזהה כפילויות אוטומטית ומכניס התנגשויות לתור לבדיקה שלכם. שורה שמפרה כלל רשומה עוצרת את הייבוא עוד לפני שנכתבת רשומה אחת — ההודעה אומרת איזו שורה ואיזה שדה (״שורה 12: אימייל — …״). בפריטים, תא כמות או קיבולת שאינו מספר שלם — 3.5, 5kg, 1,000 — יוצא הצדה עם הסיבה שלו, והשורות הנקיות עדיין מיובאות.
מדוע קובץ ה-CSV של הצוות שלי נדחה?
כי שורה מפרה כלל רשומה — שם מעל התקרה, אימייל שאינו אימייל, תו נסתר — והודעת הדחייה אומרת בדיוק איזו: מספר השורה, השדה ומה לא בסדר בו. הייבוא נעצר לפני שנכתבת רשומה אחת, כך שאין מה לבטל; תקנו את התא הזה וייבאו את הקובץ שוב. שורות שהמנוע מוציא הצדה לבדיקה — כפילות, שם חסר — עוברות מסלול אחר: הן מחכות בתור ההתנגשויות בזמן שהשורות הנקיות מיובאות.
מה אפשר לשים ברשומת צוות?
שמות בכל כתב — עברית, ערבית, לטינית עם סימני הטעמה — עד 100 תווים; דרגה ומחלקה עד 60 תווים כל אחת; אימייל שנראה כמו אימייל; טלפון עם 6–20 ספרות; הערות עד 500 תווים. תווים נסתרים או בלתי נראים — מהסוג שנגרר יחד כשמדביקים טקסט ממקום אחר — נדחים עם הודעה מתחת לשדה. אותם כללים חלים בטופס, בייבוא CSV ובסביבת העבודה עצמה, כך שכל רשומה שנשמרת היא רשומה נקייה.
מה יש בדמו?
הכול. טענו דמו ולכל מסך יש מה להראות: שמונה כרטיסיות מלאי עם מאה ועשרים מוצרים, יחידות ממוספרות בכל מצב — במלאי, מנופקות, בתיקון, במעבר, אבודות, נרשמו כאובדן, בארכיון — עם היסטוריית ההחזקה שלהן, אצוות עם תאריכי תפוגה, אחריות שאוזלת, חוזי שירות שמכסים יחידות ואצוות שלמות, אובדנים (חלקם שוחזרו), ארכיון, קיבולת אחסון עם כמה מוצרים שכבר מעל התקרה שלהם, פרטי מוצר עד לרמת SKU ויצרן, ארבעים ושמונה אנשים עם פרטי קשר, ראשי צוותים ומחלקות משניות, שלוש ערכות עם רבעון של ניפוקים והחזרות (חלקן עדיין בחוץ, אחת עם אובדן), רבעון של פעילות, לוח בקרה מוכן והתראות הפעמון שהכללים היו מפעילים. שישה מגזרים: משרד, רפואה, IT, צבא (בגוון עברי), לוגיסטיקה, ייצור. הוא נוחת בשלב אחד — הכול או כלום.
אפשר לטעון דמו לסביבת עבודה שכבר יש בה נתונים?
לא. הדמו נוחת רק בסביבת עבודה ריקה, כך שרשומות לדוגמה ורשומות אמיתיות אף פעם לא מתערבבות. אם כבר טעון דמו, סיימו אותו קודם — זה מנקה את סביבת העבודה בחזרה לריקה — ואז טענו אחר, ייבאו נתונים משלכם, או התחילו עם כרטיסייה חדשה.
מה קורה כשאני מסיים את הדמו?
סיום הדמו מנקה את כל סביבת העבודה בחזרה לריקה בשלב אחד — נתוני הדוגמה וכל מה שמישהו הוסיף תוך כדי התנסות — כך שאין צורך למיין שום דבר ביד. לפני שזה רץ, הדיאלוג מראה בדיוק מה הולך, עם ספירות, ונותן לכם להחליט מה עוד הולך: המשתמשים האחרים, הגדרות סביבת העבודה (השם תמיד נשאר), שיחות התמיכה שלכם ודוחות השגיאה — כולם נשמרים אלא אם תסמנו אותם. בחיוב, ברישיון שלכם ובזהות סביבת העבודה אף פעם לא נוגעים. אפשר לקחת קודם גיבוי מוצפן, אתם מקלידים מילה לאישור, וכולם מוצאים החוצה כך שהכניסה הבאה נוחתת על סביבת עבודה נקייה.
אפשר לייצא את הנתונים שלי, ובאילו פורמטים?
כן — הרשומות שלכם הן שלכם לקחת החוצה. קטלוג דוחות מלא — שנים-עשר דוחות — מכסה לוגיסטיקה (המלאי, הניפוקים, כל ערכה וכל שורת ערכה שנופקה אי פעם), כוח אדם, המרשם, הארכיון והפעילות, וכל דוח מיוצא ל-CSV, Excel או Print (Print הוא הדרך האמינה ל-PDF נקי בעברית). כל דוח קורא את הרשומות המלאות שלכם, כך שסביבת עבודה גדולה מייצאת במלואה במקום לעצור במגבלה נסתרת.
האם הנתונים שלי מאובטחים?
כן. כל הנתונים מוצפנים, מבודדים לכל ארגון, ומוגנים בבקרות גישה מבוססות תפקיד — כולל הרשאות לכל אדם מעבר לתפקיד, והרשאה ייעודית לפרטי קשר של צוות שסביבת העבודה עצמה אוכפת. הכניסה מוגנת בבדיקת אימות אנושי אוטומטית שחוסמת ניסיונות כניסה של בוטים, וכל פעולה נרשמת בנתיב ביקורת מלא. כל שינוי סיסמה מאושר לכם באימייל ומוציא כל מכשיר אחר.
מדוע אני רואה שלב ״אמת שאתה אנושי״ כשאני נכנס?
זו בדיקה אוטומטית מהירה נגד שימוש לרעה, שמגינה על החשבונות מניסיונות כניסה של בוטים וסקריפטים. אצל אנשים אמיתיים היא כמעט תמיד עוברת מעצמה תוך רגע — אין שום דבר נוסף לעשות.
איך מדווחים על בעיית אבטחה?
כתבו אל [email protected], או הפנו סורק אל /.well-known/security.txt, שמפרט את אותה כתובת בפורמט קריא-למכונה שכלים אוטומטיים בודקים קודם. אדם אמיתי קורא כל דיווח; תנאי הגילוי שלנו נמצאים במדיניות הפרטיות.
האם GearLogs תומכת באימות דו-שלבי?
כן. סביבת עבודה יכולה לדרוש אימות דו-שלבי (2FA) — קוד חד-פעמי מאפליקציית מאמת בנוסף לסיסמה. אפשר לדרוש אותו גם לכניסה וגם לביצוע שינויים, כך שסיסמה גנובה לבד לא יכולה לשנות את הרשומות שלכם. חברים שומרים קודי שחזור חד-פעמיים למקרה שיאבדו את הטלפון, ומנהלים יכולים לאפס את האימות הדו-שלבי של חבר אם הוא ננעל בחוץ. הפעלה או כיבוי של אימות דו-שלבי מופיעים בפעמון, לא משנה איך זה קרה, ואם ניסו כמה קודי שחזור שגויים על חשבון בזמן קצר — בעל החשבון והמנהלים שלו מקבלים על כך התראה, ושום דבר לא ננעל.
מה קורה אם מישהו מקליד קודי שחזור שגויים בחשבון שלי?
אחרי כמה קודים שגויים בזמן קצר, אתם מקבלים התראה בפעמון ובאימייל, וכך גם כל מנהל של סביבת העבודה שלכם — היא מזהה אתכם לפי קוד החבר שלכם, אף פעם לא לפי השם שלכם. שום דבר לא ננעל ושום דבר לא משתנה: קוד שגוי הוא עדיין פשוט קוד שגוי. אם זה לא הייתם אתם, שנו את הסיסמה שלכם והודיעו למנהל שלכם.
שכחתי את הסיסמה שלי. מה אני עושה?
במסך הכניסה בחרו ״שכחת סיסמה?״, הזינו את אימייל הכניסה שלכם, והקלידו את הקוד בן 8 הספרות מהאימייל לאותו מסך, ואז בחרו סיסמה חדשה. הקוד עובד למשך שעה אחת, ופעם אחת בלבד. אם הכניסה שלכם עם אימות דו-שלבי, אתם מאשרים אותו לפני שהסיסמה החדשה נכנסת לתוקף, וכל מכשיר מוצא החוצה — היכנסו שוב עם הסיסמה החדשה. שום דבר לא הגיע? בדקו את תיקיית הספאם, ואז שאלו את המנהל שלכם — הוא יכול לראות עם איזה אימייל החשבון שלכם נכנס.
איך אני משנה את הסיסמה שלי?
כל חבר יכול, מהגדרות › אבטחה › שינוי סיסמה. קודם אתם מאשרים את הסיסמה הנוכחית שלכם, ואז קובעים את החדשה. ברגע שהיא נשמרת, כל מכשיר ודפדפן מוצאים החוצה — כולל זה שאתם נמצאים עליו — וכל אחד נוחת על מסך שאומר שהסיסמה שלכם שונתה. היכנסו שוב עם הסיסמה החדשה. אישור מגיע אליכם באימייל ובפעמון.
מדוע שדה הפך אדום רק אחרי שלחצתי שמור?
כי טופס לא שופט כלום בזמן שאתם מקלידים. כשאתם לוחצים שמור, השדות שאי אפשר לקבל הופכים אדומים, שורה פשוטה מתחת לכל אחד אומרת מה לא בסדר, ובאנר בראש סופר אותם ומעביר אתכם לראשון. כוכבית אדומה מסמנת את השדות הנדרשים. שום דבר שהקלדתם לא משתנה ולא נחתך — תקנו את השדות המסומנים ושמרו שוב.
מדוע כפתור נשאר מעומעם עם הודעה במקום פשוט להיכשל?
כי דחייה היא משהו שאתם צריכים לקרוא, לא לתפוס. העבירו לארכיון אדם שעדיין מחזיק ציוד, מחקו את המנהל האחרון או מיקום אחסון שעדיין בשימוש, והדיאלוג נפתח בכל זאת, אומר למה באדום ומעמעם את הכפתור. ההודעה נשארת עד שתסגרו אותה, וברגע שהסיבה כבר לא חלה — הציוד הוחזר, יש מנהל נוסף — אותו כפתור עובד. אותו כלל מגן גם על תפקיד המנהל שלכם עצמו: כל עוד אתם המנהל היחיד, שדה התפקיד מעומעם עם הסיבה; ברגע שיש מנהל נוסף, ויתור על התפקיד שואל קודם.
מה משמעות ״גרסה חדשה מוכנה״ — האם אאבד את העבודה שלי?
GearLogs מתעדכנת בזמן שאתם עובדים, בלי זמן השבתה. כשגרסה חדשה יותר עולה לאוויר, שורה רגועה מופיעה מעל הכותרת: ״גרסה חדשה מוכנה — טענו מחדש כשנוח לכם.״ שום דבר לא נטען מחדש מעצמו בזמן שהעמוד מולכם: סיימו את מה שאתם עושים, ואז לחצו טען מחדש; או הניחו את השורה בצד עם ה-× והיא תחזור רק כשהגרסה הבאה תנחת. יש חריג אחד, ובכנות: כרטיסייה שנשארה פתוחה כל כך הרבה זמן עד שהיא מגיעה למסך שהגרסה הישנה כבר לא יכולה לטעון, טוענת את עצמה מחדש פעם אחת כדי להשתקם — השורה קיימת כדי שתטענו מחדש קודם, בתנאים שלכם.
האם סגירת טופס שנערך מאבדת את השינויים שלי?
לא בשקט. Escape, כפתור הסגירה או ביטול בטופס פריט או אדם שנערך שואלים קודם ״לבטל את השינויים שלך?״, עם ביטול והשלכה. טופס שלא נגעתם בו נסגר מיד, ושמירה שהושלמה נסגרת בלי לשאול.
מדוע הוצאתי כשנכנסתי במקום אחר?
בכוונה: חשבון אחד פירושו מקום פעיל אחד. כשאתם נכנסים במכשיר או דפדפן חדש, GearLogs מסיימת בנימוס את ההפעלה הקודמת, כך שעמדת עבודה שנשארה לא נעולה בחדר הציוד או מחשב נייד שנשכח בבית אף פעם לא יישארו מחוברים בשמכם. כרטיסיות באותו דפדפן חולקות הפעלה אחת ואף פעם לא מוציאות זו את זו. הכניסה החדשה ביותר תמיד גוברת, כך שאף פעם לא תוכלו להינעל מחוץ לחשבון שלכם.
איך אני יודע מתי החשבון שלי נכנס במקום חדש?
כל כניסה חדשה משאירה התראה בפעמון שאומרת מתי היא קרתה, מאיזה סוג מכשיר ומאיזו כתובת; אפשר גם לקבל אותה באימייל מהגדרות › התראות. אם כניסה לא הייתה שלכם, שנו את הסיסמה שלכם — זה מוציא כל מכשיר בבת אחת — והודיעו למנהל שלכם.
האם הרשומות שלנו יכולות להשתנות או להימחק בלי עקבות?
לא. ההיסטוריה של מי החזיק מה, ומתי, מוגנת מפני שיבוש. גישה יומיומית יכולה להוסיף להיסטוריה הזו, אבל לא יכולה לשכתב או למחוק אותה, ורק רמת הגישה הגבוהה ביותר יכולה בכלל להסיר רשומות לצמיתות. כל פעולה משמעותית נכתבת להיסטוריית פעילות שאתם יכולים לעבור עליה.
אפשר להשתמש ב-GearLogs לפני שמקבלים את התנאים?
לא. עד שאדם קיבל את תנאי השירות ומדיניות הפרטיות הנוכחיים, סביבת העבודה עצמה דוחה כל שינוי שנעשה בשמו — מלאי, אנשים, הגדרות, חברות ויומן הפעילות כאחד — לא רק את מסך הכניסה. אם שמירה נדחית אי פעם מהסיבה הזו, מסך ההסכמה מופיע מיד ואומר שהשינוי לא נשמר. קריאה ובקשות תמיכה נשארות זמינות, כך שתמיד תוכלו להגיע אלינו.
מה קורה כשאתם מעדכנים את התנאים או את מדיניות הפרטיות?
כל אדם מחובר מוצא החוצה למסך שאומר שהתנאים עודכנו. בכניסה הבאה הגרסה החדשה מוצגת במלואה, וחייבים לקבל אותה לפני שממשיכים. שום דבר לא הולך לאיבוד, והסכמה, ברגע שניתנה, היא סופית.
האם היא תומכת בכמה שפות?
GearLogs תומכת כרגע באנגלית ובעברית (עם תמיכת RTL מלאה). כל אדם בוחר את השפה שלו בהגדרות › תצוגה; ברירת המחדל של סביבת העבודה חלה עד שהוא בוחר. אפשר להוסיף שפות נוספות לפי בקשה.
האם ההגדרות שלי נשמרות רק בשבילי, או לכל הצוות?
זה תלוי בהגדרה. איך הלוח שלכם מסודר — סדר הכרטיסיות והקבוצות, גדלי הקבוצות ולוחות הבקרה האנליטיים שלכם — משותף לכל סביבת העבודה, כך שכולם רואים את אותה פריסה. ערכת הצבעים והשפה שלכם נשמרות בחשבון שלכם עצמו, כך שהן עוקבות אחריכם לכל מחשב בלי לשנות את המסך של אף אחד אחר. שאר העדפות התצוגה שלכם — גודל הטקסט, כמה קבוצות נכנסות בשורה, והאם כפתורי הפעולה תמיד מוצגים או מופיעים בריחוף — נשמרות בשבילכם בדפדפן שאתם עובדים בו. כל בחירה אישית מתחילה מברירת מחדל שהמנהל שלכם קובע, ואיפוס אחד מחזיר אתכם אליה.
אפשר לבחור ערכת צבעים משלי, או שהמנהל שלי קובע אותה?
שניהם. המנהל שלכם קובע את ברירת המחדל של סביבת העבודה בהגדרות › תצוגה, ואתם יכולים לדרוס אותה לחשבון שלכם בכל רגע. הבחירה שלכם נשמרת בחשבון שלכם, לא בדפדפן, כך שהיא עוקבת אחריכם בין מכשירים — ואף פעם לא צובעת מחדש את המסך של עמית.
האם כל אחד בצוות יכול לפתוח את ההגדרות?
כן. ההגדרות נפתחות לכל חבר, ומציגות לכל אדם רק את מה שרלוונטי לו: כולם יכולים להתאים את התצוגה וההתראות שלהם, לשנות את הסיסמה שלהם, לנהל את האימות הדו-שלבי וקודי השחזור שלהם, ולראות אם המערכת מחוברת, בזמן שבקרות סביבת העבודה — מיתוג, רישיון, חיוב ודרישת האימות הדו-שלבי לכל סביבת העבודה — נשארות בידי מנהלים. כרטיס בתחתית העמוד (אותו כרטיס ברחבי האפליקציה) מפרט מה התפקיד שלכם יכול ולא יכול לעשות שם, וכל בקרה שאתם לא יכולים להשתמש בה מעומעמת ומסבירה למה בלחיצה.
אפשר להתאים אישית את לוח הבקרה?
כן. התחילו מווידג׳ט מוכן בשתי לחיצות — פעילות לפי סוג, לפי משתמש, או לפי סוג מפוצל לפי משתמש; תוספות או אובדנים לפי משתמש; פריטים לפי מיקום; אנשים לפי מחלקה; קיבולת; מרשם; אובדנים — או בנו משלכם בעזרת כמה שאלות פשוטות: מה לספור, מסונן איך, מקובץ לפי מה, מפוצל לפי מה. וידג׳טים תופסים כל גודל על רשת עד ארבע עמודות לרוחב ושתי שורות לגובה, יכולים לעקוב אחר התקופה של לוח הבקרה או להחזיק אחת משלהם, ומציגים כל שורה או את 3, 5, 12 או 25 המובילים.
איך אני רואה מי עשה מה בלוח הבקרה?
בחרו את הווידג׳ט המוכן ״פעילות לפי משתמש״, או ״פעילות לפי סוג, מפוצלת לפי משתמש״ כדי לראות את החלק של כל אדם בכל סוג של פעולה. שניהם קוראים את יומן הפעילות, כך שהם תואמים את מה שמסך ההיסטוריה שלכם מציג.
מי יכול לראות וידג׳ט שאני יוצר?
כל וידג׳ט אומר מי רשאי לראות אותו: כולם בסביבת העבודה, מנהלים בלבד, או רק אתם. סביבת העבודה אוכפת זאת — וידג׳ט למנהלים אף פעם לא מגיע למסך של חבר אחר — ווידג׳ט ששייך רק לכם עוזב יחד אתכם אם אתם עוזבים את סביבת העבודה. האפשרות ״מנהלים״ מוצעת למנהלים בלבד.
מדוע המספר בלוח הבקרה שלי שונה מספירת השורות של טבלת היומן?
וידג׳טי הספירה והתרשים מדויקים: הם סופרים כל אירוע בתקופה, בשרת. טבלת היומן היא רשימה, ורשימה מציגה את 200 השורות החדשות ביותר של התקופה — כך שבתקופה עמוסה הטבלה עוצרת ב-200 בזמן שהמספר ממשיך לספור.
האם השבועות של לוח הבקרה מתחילים בשני ובאזור הזמן שלי?
כן, שניהם. מקטעי יום, שבוע וחודש נחתכים באזור הזמן שלכם עצמכם, ושבוע נמשך משני עד ראשון.
איך קוראים את תרשים הפעילות?
כל צעד לאורך התרשים הוא יום, שבוע או חודש אחד של התקופה. הרצועות הצבעוניות הן חמשת סוגי הפעילות — הוקצה, הוחזר, נצרך, מלאי ומערכת — מוערמות כך שהגובה הוא הסך הכולל. המקרא מסביר כל רצועה; שום דבר לא מקופל לתוך ״+N נוספים״.
מדוע אני לא יכול לשמור את תרשים הטבעת שלי?
טבעת צריכה משהו להתחלק לפיו. בחרו ״מקובץ לפי״ — סוג, משתמש, מיקום, מחלקה — והתרשים הופך למהימן; הבנאי לא ישמור צורה שתציג מספר שגוי.
מדוע וידג׳ט פעילות אומר ״1,000 האירועים האחרונים״?
רק וידג׳טי הרשימה — היומן המלא, פעילות אחרונה והזרם החי — קוראים את אלף הרשומות האחרונות, והכיתוב שלהם אומר את זה. לווידג׳טי הספירה והתרשים כבר אין את החלון הזה: הם נספרים לאורך כל התקופה, בשרת. שום דבר אף פעם לא נושר מהרשומה שלכם: מסך ההיסטוריה שומר את אלף הרשומות החדשות ביותר מוכנות לחיפוש וסינון, וכדי ללכת אחורה יותר פתחו את יומן הפעילות של כל אדם או פריט, או הריצו את דוח הפעילות ב-Data Ops להיסטוריה המלאה.
האם וידג׳ט יכול להציג תקופה שונה מלוח הבקרה?
כן. כל וידג׳ט מבוסס-זמן יכול לעקוב אחר התקופה של לוח הבקרה או להחזיק אחת משלו — טווח מ-7 ימים ועד כל הזמן — והכרטיס מציין את החלון שהוא מציג, כך ששני אנשים שקוראים את אותו לוח בקרה אף פעם לא חלוקים על מה שהם רואים.
מה מציגה הטבעת על כרטיס קבוצה?
מלאי של אותה קבוצה: במלאי, בשימוש ובתיקון, עם הספירות לצד הטבעת. לצדה, פעילות כעמודות מוערמות בצבע לפי סוג לאורך 30, 60 או 90 ימים — לבחירתכם, נשמרת בשבילכם — ומי מחזיק את הציוד בחוץ, לפי מחלקה.
מהי קיבולת אחסון, ומה נספר לחשבונה?
הכי הרבה שהמחסן שלכם יכול להכיל מפריט. מה שנספר הוא כל מה שאתם אחראים לו: במלאי, בשימוש ובתיקון יחד. ציוד שנרשם כאובדן מפנה את המקום; שחזור לוקח אותו בחזרה. השאירו את השדה ריק ואין תקרה, אין מד ואין בדיקות.
אפשר להוסיף מלאי מעבר לקיבולת?
כן — זה שואל קודם, אף פעם לא דוחה. המד לצד המלאי הופך אדום מעבר לקו, כך שהעודף גלוי על הלוח, במרשם, בשני דוחות המלאי ובבדיקת התקינות.
מי מקבל הודעה כשפריט אוזל או עובר את הקיבולת?
מנהלים — בפעמון בתוך האפליקציה ברגע שזה קורה, ובאימייל אם הם מפעילים את זה בהגדרות › התראות. התראה אחת לכל חצייה; היא מתאפסת ברגע שהפריט חוזר לתוך הקו.
אפשר לשחזר משהו שהסרתי?
כן. אנשים וציוד שהועברו לארכיון נמצאים באזור ארכיון ייעודי — חפשו בו, ושחזרו כל דבר בחזרה ללוח — GearLogs מבקשת שתאשרו קודם. פריט שנרשם כאובדן ומאוחר יותר צף מחדש אפשר לשחזר ישר בחזרה למלאי הזמין. כרטיסיות וקבוצות מוגנות גם הן: אי אפשר להסיר אחת שעדיין יש בה דברים, והסרה של ריקה מבקשת שתאשרו קודם. סיום דמו שונה: הוא מנקה את כל סביבת העבודה במכוון — קחו קודם גיבוי אם אתם רוצים לשמור ממנו משהו.
האם הגיבויים שלי מלאים, ואפשר לסמוך על שחזור?
כן. גיבוי כולל את ההיסטוריה המלאה שלכם, לא רק תמונת מצב, ו-GearLogs מסרבת לשחזר קובץ שקוצץ או שונה — כך ששחזור או מחזיר את הכול בשלמותו, או אומר לכם שאי אפשר לסמוך על הקובץ.
איך מטופלים גיבויים ושחזור נתונים?
אתם יכולים לקחת גיבוי מוצפן של כל סביבת העבודה בכל רגע, שנפתח רק במשפט סיסמה שאתם בוחרים — והקובץ כולל רק את הנתונים שלכם, בלי שום דבר נסתר מאחוריו. השחזור הוא במכוון לא כפתור בלחיצה אחת בתוך האפליקציה: אם אי פעם תצטרכו לשחזר, זה נעשה בזהירות יחד עם התמיכה, כך שרשומה טובה לא תוכל להידרס בלחיצה שגויה אחת. שמרו על משפט הסיסמה שלכם — הוא המפתח היחיד לקובץ. אם אי פעם אובדים נתונים, פתחו את Data Ops › תחזוקה › שחזור נתונים ולחצו פתח בקשת תמיכה — שם סביבת העבודה והצ׳ק-ליסט ממולאים בשבילכם; כתובת האימייל נשארת רק למי שלא יכול להיכנס.
מי יכול למחוק רשומות לצמיתות?
רק מנהל-על. מנהלים יומיומיים מפעילים את סביבת העבודה — מקצים ציוד, עורכים, מעבירים לארכיון, רושמים אובדנים ומנהלים משתמשים — אבל מחיקה לצמיתות של כל דבר, בין שזה אדם, פריט, כרטיסייה או קבוצה, או היסטוריית האובדנים, שמורה למנהל-על, כך ששום דבר חשוב לא נמחק בטעות. כל מנהל קיים מתחיל עם היכולת הזו; רק מנהל-על יכול להעניק או להסיר אותה, ואף אחד לא יכול לתת אותה לעצמו.
מה קורה לציוד שאבד, ניזוק או לא הוחזר?
אתם יכולים לרשום אותו כאובדן — לתעד אותו כאבוד, גנוב, ניזוק או לא מוחזר, בלי להעמיד פנים שהוא חזר. הספירה הכוללת של הפריט יורדת והאובדן נשמר כרשומה קבועה, כך שהמספרים שלכם נשארים כנים. כשמישהו עוזב עם ציוד שאף פעם לא החזיר, אתם יכולים לרשום כאובדן את כל מה שהוא מחזיק ולהעביר אותו לארכיון בשלב אחד. כל אובדן, וכל מי שהועבר לארכיון, נאספים באזור ארכיון אחד עם חיפוש, מסננים וייצוא. אובדנים קלים לראות: דגל מופיע ישר על כרטיסי האדם והפריט — פתחו אחד להיסטוריית האובדנים המלאה שלו — לוחות בקרה של אובדנים משרטטים את המגמות לפי סיבה, צוות ופריט, והרישום מראה אם כל אובדן הוא כנגד מישהו שעדיין פעיל או שכבר הועבר לארכיון. שורת ערכה שהוחזרה כאבודה או ניזוקה הולכת באותה דרך — יומן האובדנים שומר את סיבתה, וכרטיס האדם והרשימה של הערכה עצמה מציגים אותה.
האם יש היסטוריית פעילות?
כן. כפתור יומנים על כל אדם, קבוצה או כרטיסייה פותח רישום שוטף של מה שהוקצה, הוחזר ונופק — נשמר למשך שנים-עשר חודשים וניתן לחיפוש. כל רשומה אומרת מי ביצע את הפעולה, וקודי הסימוכין והכמויות צבועים בקוד צבע לפי סוג, כך שההיסטוריה נקראת במבט אחד.
האם הצוות שלי יכול לעבוד ב-GearLogs בו-זמנית?
כן. GearLogs מסתנכרנת בזמן אמת — שינויים שאדם אחד מבצע מופיעים לכולם מיד, ואתם יכולים לראות מי עוד פעיל בסביבת העבודה.
מה אני צריך כדי להריץ אותה?
שום דבר להתקין. GearLogs רצה בכל דפדפן אינטרנט מודרני — פשוט היכנסו וצאו לדרך.