מדיניות פרטיות

זוהי גרסה 4 של מדיניות זו. אנו ממספרים גרסאות במקום לתארך אותן. הגרסה נכתבה לקראת רישום RAQIOM בישראל ומתארת את מה ש-GearLogs עושה היום. היא מסבירה אילו נתונים GearLogs מטפלת בהם, מדוע, היכן הם מאוחסנים, ומהן זכויותיכם — הן נתוני החשבון שאנו אוספים מכם והן הנתונים התפעוליים שהארגון שלכם מזין לשירות.

1. מה אנו אוספים

שתי קטגוריות. נתוני חשבון ואימות — אימייל, שם, ארגון, ומטא-נתונים של כניסה ואבטחה. נתונים תפעוליים שהארגון שלכם מזין — רשומות ציוד, ושמות של אנשי כוח אדם, תפקידים והקצאות החזקה. את נתוני כוח האדם מזין הארגון-הלקוח, ואיננו אוספים אותם ישירות מאותם אנשים. בכל כניסה חדשה לחשבון GearLogs שלכם (ולא בחידוש של התחברות קיימת) אנו רושמים את מועד הכניסה, את סוג המכשיר כתווית קצרה (דפדפן ומערכת הפעלה, למשל ״Chrome · Windows״) ואת כתובת ה-IP, ומציגים אותם לכם כהתראה ברשימת ההתראות שלכם — וגם באימייל, אם הפעלתם זאת — כדי שיהיה קל לזהות כניסה שלא הייתה שלכם. ההתראה נמחקת אחרי 12 חודשים. הדברים נוגעים לחשבונות של חברי צוות בלבד; לגבי אנשים ברשימת כוח האדם שנכנסים ל״הציוד שלי״ לא נשמרים כתובת IP או מזהה מכשיר, כמוסבר בהמשך. כשאדם ברשימת כוח האדם של לקוח נכנס ל״הציוד שלי״, אנו שומרים טביעת אצבע חד־כיוונית של האימייל שברשומה שלו, את מועד יצירת ההפעלה והשימוש האחרון בה ואת מועד פקיעתה — לעולם לא את האימייל עצמו, לא כתובת IP ולא מזהה מכשיר — כדי שניתן יהיה לאמת את ההפעלה ולסיים אותה; הרישום נמחק שלושים יום אחרי סיום ההפעלה. כשאותו אדם מערער על אישור מסירה, המילים שהוא כותב נשמרות יחד עם האישור וניתנות לקריאה, במסך האישורים של הארגון-הלקוח, על ידי מנהלי המערכת שלו ועל ידי חברי הצוות שקיבלו ממנו את ההרשאה ״אישור מסירה בשם אדם״ — ועל ידי תמיכת GearLogs רק כל עוד הלקוח פתח תצוגת תמיכה של סביבת העבודה שלו — לעולם לא על ידי אנשי כוח אדם אחרים, ולעולם לא באימייל. אדם ברשימת כוח האדם של לקוח עשוי לקבל לכל היותר אימייל סיכום יומי אחד מכל סביבת עבודה שהוא נמצא ברשימת כוח האדם שלה, לכתובת שברשומה שלו, ובו מה שחדש בדף ״הציוד שלי״ במילותיו של הדף; הלקוח יכול לכבות זאת לכל סביבת העבודה שלו, וכל אימייל כזה נושא כותרת הסרה תקנית.

2. מדוע אנו מעבדים אותם והבסיס החוקי

אנו מעבדים נתוני חשבון כדי להפעיל ולאבטח את הגישה שלכם, ונתונים תפעוליים כדי לספק את שירות האחריות והמעקב והמלאי שאתם משתמשים בו. עבור משתמשים באיחוד האירופי, הבסיסים החוקיים שלנו הם ביצוע חוזה (סעיף 6(1)(b)) והאינטרס הלגיטימי שלנו באבטחת השירות ובשיפורו (סעיף 6(1)(f)).

3. מעבדי משנה

אנו נעזרים בקבוצה קטנה ומוגדרת של ספקים:

• Supabase — מסד נתונים ואימות. אחסון הנתונים העיקרי באיחוד האירופי (פרנקפורט).
• Cloudflare — אחסון, אספקת תוכן, ואימות אנושי (הגנה מפני בוטים) בעת הכניסה ובטופס יצירת הקשר באתר, על גבי רשת קצה גלובלית. האימות האנושי נעשה באמצעות Cloudflare Turnstile; הטיפול של Cloudflare בנתונים אלה מתואר בנספח הפרטיות של Turnstile שלה. כששולחים את טופס יצירת הקשר, רק הדומיין של כתובת האימייל שמסרתם (לעולם לא הכתובת המלאה) נבדק דרך שרת ה־DNS הציבורי של Cloudflare, כדי לוודא שהוא מקבל דואר.
• Paddle — חיוב ועיבוד תשלומים — ספק הסליקה שלנו (Merchant of Record); מעבד נתוני תשלום ונתוני איש קשר לחיוב במידה מוגבלת. במנוי שמשולם בחשבונית מועברים ל-Paddle גם פרטי איש הקשר לחיוב ומספר הזמנת הרכש, אם נמסר, לצורך החשבונית.
• Resend (האיחוד האירופי — אירלנד) — משלוח הודעות האימייל ש-GearLogs שולחת (התראות, מענה תמיכה, הודעות חיוב ואבטחה); מעבד כתובות נמענים ותוכן הודעות.
• Microsoft 365 — תיבות הדואר שלנו, שבהן מתקבלות ונענות ההודעות שאתם שולחים אלינו באימייל (לרבות פניות מהאתר).

הרשימה הזו חיה ומפורטת בשמות, ונודיע על כל שינוי מהותי בה. איננו מוכרים את הנתונים שלכם ואיננו משתפים אותם לצורכי פרסום.

4. היכן הנתונים שוכנים והעברה בין-לאומית

מסד הנתונים העיקרי שלכם מאוחסן באיחוד האירופי (פרנקפורט), והודעות האימייל ש-GearLogs שולחת נמסרות דרך Resend באיחוד האירופי (אירלנד). ספקים אחרים פועלים בכמה אזורים: Cloudflare מספקת תוכן והגנה מפני בוטים על גבי רשת גלובלית, Paddle מטפלת בתשלומים כספק הסליקה שלנו (Merchant of Record) לפי תנאי הרוכש שלה, ותיבות הדואר שלנו מתארחות ב-Microsoft 365. כשאחד מהספקים האלה מעבד מידע אישי מחוץ לאיחוד האירופי, הוא עושה זאת לפי תנאי הגנת המידע שלו; אם אתם צריכים פירוט על ספק מסוים, כתבו אל [email protected]. לישראל מעמד של נאותוּת מול האיחוד האירופי, התומך בהעברות בין ישראל לאיחוד האירופי.

5. שמירת נתונים

אנו שומרים את נתוני הלקוח כל עוד הגישה של הארגון שלכם פעילה, ולמשך פרק זמן מוגבל לאחר סיום ההתקשרות (כדי לאפשר ייצוא) — ולאחריו הם נמחקים או עוברים אנונימיזציה, אלא אם החוק מחייב שמירה. איננו שומרים נתונים תפעוליים ללא הגבלת זמן.

שיחות תמיכה בתוך GearLogs ופניות שנשלחו דרך טופס האתר נמחקות ממסד הנתונים שלנו 12 חודשים אחרי הפעילות האחרונה בהן. שני חריגים: שיחה שצוות התמיכה שלנו סימן לשמירה, ובקשת תכונה שעדיין נמצאת במפת הדרכים שלנו (היא נשמרת עד שהיא ממומשת או נזנחת). התראות, ורישומי הודעות האימייל ש-GearLogs שולחת, נמחקים 12 חודשים אחרי שנוצרו. הודעות אימייל שאתם שולחים אלינו ישירות, וגם העותק של פנייה מהאתר שמגיע לתיבת הדואר שלנו, נשארים בתיבת הדואר; כיום איננו מוחקים אותם אוטומטית. תוכלו לבקש מאיתנו בכל עת, בכתובת [email protected], למחוק את ההודעות שלכם, ונעשה זאת אלא אם החוק מחייב אותנו לשמור אותן.

6. אבטחה

אנו נוקטים אמצעים טכניים וארגוניים מתאימים: הצפנה במעבר ובמנוחה, בידוד בין ארגונים כך שהנתונים של ארגון אחד אינם נגישים לאחר, אימות דו-שלבי אופציונלי, ובקרות גישה מבוססות-תפקיד. אף מערכת אינה מאובטחת באופן מושלם, ותיאור זה של האמצעים שלנו אינו גורע מחובתנו היסודית להגן על הנתונים.

אם אתם סבורים שמצאתם פרצת אבטחה, דווחו עליה אל [email protected] או דרך איש הקשר הנקוב בכתובת /.well-known/security.txt; אדם קורא ומגיב לכל דיווח. איננו נוקטים הליכים משפטיים נגד מחקר אבטחה בתום לב המבוצע לפי מדיניות זו.

7. זכויותיכם

בכפוף לדין החל, אתם רשאים לבקש גישה לנתונים האישיים שלכם, תיקונם, מחיקתם, או ייצוא נייד שלהם, ו(עבור משתמשים באיחוד האירופי) להתנגד לעיבוד מסוים או לבקש שנגביל אותו. כדי לממש זכויות אלה, פנו אל [email protected]; אנו שואפים להשיב בתוך 30 יום. במקום שבו הארגון שלכם הוא הבקר של נתוני כוח האדם, ייתכן שחלק מהבקשות יופנו אליו.

8. עוגיות וניתוח שימוש

אנו משתמשים אך ורק בעוגיות חיוניות הנדרשות לאימות ולאבטחה (למשל, עוגיות הפעלה וההגנה מפני בוטים של Cloudflare). איננו משתמשים בעוגיות פרסום או במעקב חוצה-אתרים.

אנו נעזרים גם ב-Cloudflare Web Analytics באתר gearlogs.com וביישום. הכלי סופר צפיות בדפים ללא עוגיות וללא כל מזהה: Cloudflare מקבלת את כתובת הדף, את הדף המפנה, את סוג הדפדפן ואת המדינה שממנה הגיעה הבקשה, ומציגה לנו אותם כסיכומים בלבד. הוא אינו קורא את מה שאתם מקלידים או שומרים ב-GearLogs, ואיננו יכולים לראות בו מבקר יחיד.

9. קטינים

GearLogs מיועדת לשימוש ארגוני ומקצועי ואינה מכוונת לאנשים מתחת לגיל 18. האחריות להזנה כדין של נתוני כוח אדם כלשהם, לרבות של קטין, מוטלת על הארגון-הלקוח (ראו סעיף 4 בתנאי השימוש).

10. הודעה על אירוע אבטחה

אם אירוע דליפת נתונים משפיע על הנתונים שלכם, נודיע לכם ללא דיחוי בלתי סביר, ובמקום שבו נדרש, נודיע לרשות להגנת הפרטיות בישראל או לרשות הפיקוח הרלוונטית באיחוד האירופי.

11. שינויים במדיניות זו

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו. כל עדכון נושא מספר גרסה חדש, וחברי הצוות מתבקשים לאשר אותו בתוך GearLogs. המשך שימוש לאחר פרסום גרסה חדשה מהווה אישור המדיניות המעודכנת.

12. זהות הבקר ופרטי קשר

הבקר הוא RAQIOM. רישום העסק בישראל טרם הושלם; הפרטים הרשומים והכתובת יפורסמו כאן עם השלמתו. שאלות בנושא פרטיות: [email protected]. במקום שבו הארגון שלכם קובע כיצד ייעשה שימוש בנתוני כוח האדם שהוא מזין, הוא הבקר ו-GearLogs היא המעבד; נספח עיבוד נתונים מסדיר יחסים אלה וניתן לספקו לפי בקשה.

בכל מקרה של סתירה בין נוסח זה לבין הנוסח האנגלי, הנוסח האנגלי גובר.